A reunião de equipe é de extrema importância, uma vez que se trata de um momento onde se torna possível realizar alinhamentos e debater assuntos que merecem a atenção de todos os envolvidos.
Entretanto, uma pesquisa conduzida pela Atlassian, empresa australiana de software, revelou que 3 de cada 4 reuniões são completamente ineficazes.
Foram entrevistados 5 mil colaboradores de 4 continentes que afirmaram que a maioria desses encontros são improdutivos quando as seguintes situações e sentimentos se fazem presentes:
- impossibilidade de apresentar ideias em função do domínio da conversa por alguns participantes,
- falta de clareza nas definições dos próximos passos,
- informações repetitivas e entediantes,
- não existe uma pauta dos assuntos a serem discutidos,
- caos conversacional,
- um e-mail teria sido suficiente para apresentar as informações e esclarecimentos.
Como se observa, uma reunião de equipe não significa necessariamente produtividade e foco nas tarefas. Podemos afirmar que, em muitos casos, os efeitos são exatamente o oposto a essa expectativa.
Neste post, apresentaremos detalhes a esse respeito. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
Sinais de que a sua reunião de equipe poderia ser um e-mail
Aproveitando o último item da pesquisa apresentada anteriormente, existem sinais que demonstram que a reunião de equipe não precisa acontecer, já que um e-mail bem desenvolvido resolve a situação. Vamos a eles:
O objetivo é apenas compartilhar informações
Manter a equipe informada é um detalhe importante que pode fazer toda a diferença no dia a dia das operações.
No entanto, se um encontro não exige interação, avaliação ou tomada de decisão, reunir a equipe é desnecessário. Um e-mail bem estruturado pode ser muito mais eficaz nesses casos.
O e-mail é um documento que fica disponível e pode ser acessado e visualizado quantas vezes for necessário, portanto, é uma ótima ferramenta para esclarecimentos diante de dúvidas e possíveis divergências de opiniões.
Não há uma pauta ou objetivo claro
É comum que empresas comecem ou encerrem a semana, algumas vezes o dia, com uma reunião de equipe.
Quando elas acontecem sem que exista uma pauta ou objetivo claro a ser discutido, o encontro se transforma em um bate-papo, onde algumas opiniões generalizadas são apresentadas, sem que decisões importantes sejam tomadas.
Muitas pessoas estão convidadas
Outro problema observável no que se refere a reuniões improdutivas são aquelas que toda a equipe é convocada, no entanto, o assunto envolve apenas alguns profissionais.
Com isso, grande parte dos participantes fica apenas assistindo aos debates sobre assuntos que não lhes dizem respeito.
As decisões tomadas e as regras estabelecidas poderiam ser informadas para essas pessoas via um e-mail, transmitindo as informações de uma maneira mais objetiva.
A reunião é pouco produtiva
Essa organização é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento, no entanto, o atendimento a uma rotina previamente estabelecida que não pode sofrer mudanças, em muitos casos, transforma-se em improdutividade.
Reuniões que acontecem porque estão definidas no calendário, mas que pouco contribuem para o dia a dia, se transformam em uma rotina enfadonha e cansativa, onde uma obrigação está sendo cumprida para atender a um hábito que pouco agrega à agência.
É importante lembrar que informações e status dos projetos podem ser compartilhados via e-mail através de relatórios.
Não exige preparação
Por fim, desconfie das reuniões onde os participantes não precisam revisar documentos, preparar informações e trazer dados relevantes para o encontro.
Mais uma vez, o problema pode estar em comunicações que poderiam ter sido resolvidas por e-mail, sem a necessidade de interromper as operações da equipe para assuntos de pouca ou nenhuma relevância para os participantes.
Nosso objetivo não é desencorajar as reuniões de equipe, que são ferramentas essenciais para a integração e o alinhamento estratégico. Pelo contrário, queremos promover uma análise crítica sobre o quanto esses encontros realmente contribuem para o bom desempenho da agência.
Uma avaliação é válida e você também pode conferir nosso post sobre o tema: Sprints: a agilidade que sua agência precisa!
