A organização é fundamental em qualquer atividade, onde o fluxo de trabalho deve ser priorizado, de forma a facilitar e agilizar as tarefas.
Isso significa que não basta boa vontade e aquela “garra” para fazer acontecer, pois se não houver uma sintonia entre todos os participantes do projeto, dificilmente os resultados serão alcançados.
No dicionário, encontramos que fluxo é o “escoamento e movimento contínuo de algo que segue um curso”.
Esse movimento é observado nas agências, uma vez que estratégias precisam ser definidas para que os clientes confiem novos projetos ao seu empreendimento.
O fluxo de trabalho tem por objetivo o reconhecimento dos processos envolvidos em cada projeto, quando todos os envolvidos sabem exatamente o que precisa ser feito e o que se espera como resultado!
Dicas para otimizar o fluxo de trabalho da sua agência
Para otimizar o fluxo de trabalho na sua agência, é imprescindível que essas 5 ações passem a fazer parte do dia a dia das operações. Vamos conhecê-las:
Mapeie os processos
Os projetos contratados junto às agências são bastante diversificados, onde cada caso precisa ser avaliado de forma particular.
Para qualquer projeto é importante que as suas tarefas ou processos sejam identificados, o que significa o desenvolvimento de um mapeamento.
Basicamente, mapear um processo significa identificar todas as fases desde o seu início até a entrega do resultado contratado, portanto, esse é o primeiro passo a ser realizado após o fechamento de um projeto com o seu cliente.
Elabore um planejamento
Realizado o mapeamento dos processos, é hora da elaboração de um planejamento, ou seja, para cada ponto levantado nesse primeiro passo, existem tarefas a serem realizadas.
O que significa identificá-las e criar um plano de ação para cada uma delas, definindo sempre:
- de onde vem as informações e materiais para a sua realização,
- o que será feito,
- após a conclusão da tarefa, para quem e como deverá ser entregue os resultados.
Automatize processos
O uso de ferramentas tecnológicas que colaboram para a automação dos processos são sempre muito bem-vindas, afinal, elas estão aí para facilitar as tarefas repetitivas, evitando enganos, esquecimentos e erros.
No mercado existem muitas possibilidades para automação das tarefas das agências, contribuindo de forma decisiva para o sucesso do fluxo de trabalho da sua operação.
Avalie cada uma delas e, sempre que for possível, opte pela automação.
Defina os responsáveis
Um dos maiores erros cometidos no planejamento das ações para que se obtenha sucesso no fluxo de trabalho está em não estabelecer os responsáveis pelas tarefas que precisarão ser executadas.
Esse equívoco faz com que determinada ação fique esquecida e não seja realizada, o que acaba comprometendo os resultados, portanto, para cada tarefa é preciso nomear um responsável.
Estabeleça KPIs para monitoramento
Note que quando chegamos a dica número cinco, já sabemos o que é o projeto e como ele será realizado.
Um planejamento foi elaborado e os planos de ação estabelecidos. Uma busca por ferramentas tecnológicas também foi avaliada para apoiar os processos.
Além disso, os responsáveis por cada ação já foram nomeados, quando todos sabem exatamente o que será feito e quais são os resultados esperados, portanto, tudo está pronto para que o sucesso seja alcançado.
Falta apenas um detalhe, a definição dos KPIs para que se possa monitorar os resultados obtidos com a sua implantação.
É fundamental avaliar se os resultados estão acontecendo e ações precisam ser tomadas para eventuais correções de percurso e até mesmo mudanças em alguma ação que não esteja correspondendo com o esperado.
Como você sabe, o marketing é uma área dinâmica e que precisa de um acompanhamento diário, por isso é preciso estabelecer o monitoramento contínuo das ações.
O esforço exige dedicação, porém, os resultados são compensadores, bastando apenas seguir o fluxo de trabalho.
Se você estiver interessado em mais dicas quentes, leia também 10 ferramentas de marketing para a sua agência e saiba como estar sempre a frente do mercado!
