A comunicação entre colaboradores sempre foi de extrema importância em qualquer tipo de empreendimento, pois, sem ela, é impossível integrar setores e entregar tarefas com qualidade.
Com a pandemia do Coronavírus e o aumento do trabalho em modelo home office, esse assunto ganhou ainda mais importância nos meios empresariais.
De acordo com um estudo realizado pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), 24,1% dos trabalhadores do nosso país continuam trabalhando a partir de suas casas, isso significa, 20,4 milhões de pessoas.
A partir dessa realidade, é fundamental que os gestores consigam manter o diálogo e a integração das equipes, pois, o afastamento físico pode gerar uma queda de produtividade e de engajamento dos colaboradores.
Neste post, apresentamos dicas importantes para manter a comunicação entre colaboradores no home office. Continue lendo e saiba mais sobre esse importante assunto!
5 dicas para manter a comunicação entre colaboradores
Quando não existe comunicação entre colaboradores, as chances de erros aumentam substancialmente, causando:
- problemas operacionais,
- prejuízos,
- insatisfação dos clientes.
Afinal, você deve concordar que é muito desagradável ouvir de um atendente alguma desculpa de que não sabia ou não havia sido informado sobre determinada situação.
A primeira frase que vem à mente diz respeito à falta de comunicação existente na empresa e a frustração do cliente por não conseguir aquilo que estava buscando.
Para evitar esse tipo de situação na sua agência, preparamos 5 dicas que ajudarão a melhorar a comunicação entre colaboradores com qualidade.
Vamos a elas:
Investir em ferramentas
Ferramentas adequadas e que atendam as expectativas do seu negócio devem ser a primeira providência a ser tomada para que todos possam trocar informações e manter abertos os canais de comunicação.
Para isso, avalie e disponibilize:
- videoconferência,
- grupo de WhatsApp corporativo,
- aplicativos de comunicação interna,
- ferramentas de gestão de projetos.
Fazer reuniões apenas quando necessário
O meme é verdadeiro: a maioria das reuniões poderia ser um e-mail.
Uma boa comunicação entre colaboradores não significa estar o dia todo em contato com a equipe, pelo contrário, essa atitude acaba atrapalhando as atividades que precisam ser realizadas, portanto, tenha cuidado para não exagerar.
Situações complexas e que merecem atenção devem ser resolvidas de forma individual com os responsáveis pelos serviços, possibilitando que os demais membros da equipe possam desenvolver suas atividades com tranquilidade.
Manter uma rotina de comunicação assíncrona
A comunicação assíncrona é aquela que não é urgente e pode ser respondida na medida da disponibilidade de tempo.
O e-mail é uma boa opção para esse tipo de tratativa, ou ainda algum canal específico de comunicação interna voltado a esse objetivo.
Vale a pena criá-lo, evitando que os canais destinados a dúvidas, esclarecimentos e assuntos urgentes sejam ocupados para fins que não necessitam de respostas imediatas.
Se colocar disponível para a equipe
Outra maneira de manter a comunicação entre colaboradores com assertividade é mostrar-se disponível, apresentando:
- respostas concisas,
- objetividade e clareza,
- feedback a respeito das indagações.
É fundamental que toda a equipe conheça as regras dos canais de comunicação e saiba quais são as expectativas da agência com relação aos resultados a serem obtidos através do trabalho home office, portanto, esteja sempre pronto para colaborar e esclarecer.
Manter a transparência
Por fim, a melhor forma de possibilitar bons relacionamentos e resultados que atendam as expectativas do empreendimento é mostrar transparência.
Deixe claro quais são os melhores horários para tratar dos diversos assuntos que exigirão a sua atenção e cuide para que não ocorram interpretações duvidosas a respeito das tarefas a serem desenvolvidas.
Além disso, incentive os contatos entre os profissionais e a iniciativa para a resolução dos problemas, afinal, você precisa de um time forte e envolvido no dia a dia da operação.
Como se observa, não é difícil manter a comunicação entre colaboradores, no entanto, diferente dos encontros presenciais, alguns cuidados precisam ser tomados para se obter êxito e sucesso.
Agora que você sabe mais sobre esse importante assunto, leia nosso post que apresenta a liderança humanizada: como aplicar na agência?.
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