O método GTD, siga de Getting Things Done, pode ser um bom caminho para garantir que as tarefas da agência sejam cumpridas.
Em meio à rotina, ter um grande número de atividades para executar pode se tornar algo bastante desgastante, trazendo dificuldades no cumprimento de prazos ou mesmo gerando efeitos negativos como a procrastinação.
Para evitar esses problemas, vale a pena contar com um sistema de organização simples e eficiente, que ajude a manter todos os seus afazeres em dia.
É aí que entra o método GTD! Acompanhe este conteúdo e saiba como esse sistema pode melhorar a sua organização no dia a dia.
O método GTD
Essa metodologia vem do trabalho de David Allen e foi apresentada no seu livro “A arte de fazer acontecer”.
Um dos seus princípios é o de que o cérebro humano tem uma grande quantidade de informações a serem processadas e muitas operações cognitivas complexas para realizar.
Dessa forma, faria muito mais sentido “liberar espaço” para as atividades mais complexas, guardando as informações de que precisamos lembrar no dia a dia em um outro lugar, como no caso do modelo de organização proposto.
O objetivo central do método GTD é aumentar a produtividade das pessoas a partir de uma organização simples e bastante intuitiva, mas muito bem estruturada. Para isso, o sistema se divide em cinco etapas:
- coleta: registro de todas as tarefas a serem executadas, compromissos que devem ser cumpridos e ideias que podem ser visitadas mais tarde,
- processamento: análise de todas essas informações, buscando compreender quais delas serão executadas primeiro, quais podem ficar para depois e quais precisam ser delegadas,
- organização: categorização das tarefas de acordo com o contexto em que estão inseridas, de quais projetos fazem parte e conforme os seus prazos,
- revisão: operação periódica voltada a revisar a lista de tarefas, marcando quais já foram cumpridas, o que ainda precisa ser feito e se houve entrada de novos itens,
- execução: momento de realização de cada ponto mencionado na lista.
Assim, esse modelo oferece um modo mais prático e intuitivo de planejamento, permitindo que a pessoa possa encarar seus compromissos e afazeres de forma mais sistematizada.
Três tipos de atividades segundo o método GTD
Também é interessante pontuar que essa metodologia encara nossas tarefas cotidianas a partir de três categorias.
A primeira delas é a de atividades não planejadas, ou seja, os imprevistos que enfrentamos na rotina ou mesmo decisões tomadas de última hora, que também precisam ser incorporadas na sua lista de afazeres.
Essa segunda categoria é a de atividades pré-definidas, aquelas que já estão agendadas e planejadas, por serem mais previsíveis, como reuniões ou entregas de projetos.
Por fim, temos a terceira categoria, a de atividades a serem definidas. Nesse caso, estamos lidando com tarefas que podem ser previstas, mas não agendadas.
Dicas para aplicá-lo na sua rotina
O método GTD é bastante simples e pode ser muito eficiente para uma organização cotidiana.
Uma boa forma de aplicar a metodologia é por meio do uso de ferramentas digitais, já que elas permitem rearranjar compromissos, fazer as alterações necessárias e conferir a sua lista a qualquer momento, em qualquer lugar.
Além disso, se você está aplicando esse método no contexto da sua agência, o uso de plataformas digitais permite que esse planejamento seja compartilhado com toda a equipe, para que todos acompanhem o andamento das tarefas.
Prontinho! Agora é só colocar a mão na massa e aplicar o método GTD à sua rotina. Para trazer mais melhorias ao seu dia a dia, continue por aqui e conheça 5 livros de marketing para se inspirar enquanto relaxa!
